Vedlegg

Vedlegg A: Pre-mobiliseringssjekkliste (normalt varsel)

Ved nominasjon

• Helseattest gyldig hele oppdragsperioden
• Grunnleggende sikkerhets- og beredskapsopplæring gyldig hele perioden
• Rollespesifikke sertifikater og kurs gyldige hele perioden
• Kundespesifikke krav kontrollert mot kravmatrise (inkl. operatørens e-læringskurs)
• Ingen konflikt med hviletid/oppholdsperiode fra forrige rotasjon
• Ved utenlandsoppdrag: pass, visum/arbeidstillatelse og vaksinekrav kontrollert
• Aktiv bekreftelse fra den ansatte mottatt

Ved bekreftelse

• Mobiliseringsbrev sendt
• Bekreftelse på mottak registrert
• Pårørendeinformasjon verifisert av den ansatte
• Registrering hos operatør startet, den ansatte informert om sin del (profil, opplasting, e-læring)
• Personen meldt inn mot kunde/POB

14 dager før

• Sertifikater og helseattest re-kontrollert
• Status i operatørens system verifisert: registrert, dokumenter godkjent, kurskoder synlige
• Reise og hotell booket og distribuert
• Spesielle behov avklart
• Førstegangsreisende: forberedelsessamtale gjennomført, infoskriv sendt

72 timer før

• Påminnelse sendt med oppmøtetid, sted og krav
• Bekreftelse mottatt, ellers telefonoppfølging
• Vær- og helikopterstatus under overvåkning

Mobiliseringsdag

• Koordinator/vakt tilgjengelig
• Ankomst om bord bekreftet
• POB oppdatert

---

Vedlegg B: Hurtigsjekkliste ved kort varsel

Kontinuerlig beredskap (før oppdraget finnes)

• Sertifikat- og helseattestoversikt grønn for hele poolen
• Personprofiler komplette (reise, suit-størrelse, ID/pass, pårørende, nødkontakt)
• Kravmatrise per kunde/installasjon oppdatert
• Aktuelt personell ferdig registrert og godkjent hos gjentakende kunder/operatører
• Mal for mobiliseringsbrev per kunde/installasjon klar
• Beredskaps-/tilgjengelighetsstatus oppdatert av de ansatte

Ved kundebekreftelse (mål: brev ute innen 1 time)

• Kravsjekk mot kravmatrise, gyldighet mot øvre estimat for varighet
• Status hos operatør verifisert (registrert og godkjent), ellers eskalert umiddelbart
• Telefon til den ansatte, muntlig aksept
• Komplett mobiliseringsbrev sendt, med estimert varighet og usikkerhetsspenn
• Pårørendeinformasjon verifisert i samme løp
• Reise booket eller ettersendingstidspunkt kommunisert
• Skriftlig bekreftelse mottatt, ellers telefon innen 1 time
• Kunde/POB oppdatert

Ved utsettelse/kansellering

• Varslet umiddelbart per telefon, skriftlig etterpå
• Ny status kommunisert (tiltenkt/kansellert) med neste avklaringstidspunkt
• Kompensasjonsregler for kansellering fulgt opp, og videreformidlet til lønn

---

Vedlegg C: Infoskriv til førstegangsreisende (mal, tilpasses operatør)

Din første tur offshore: dette bør du vite

Velkommen! Her er det viktigste for reisedagen, i tillegg til mobiliseringsbrevet ditt. Les også operatørens egen reiseinformasjon: [lenke].

Før reisedagen: Du får tilgang til [operatørens portal] der du oppretter profil, verifiserer opplysningene dine og laster opp [dokumenter]. Dette må være godkjent før du kan reise, gjør det med en gang du får tilgangen.

Oppmøte: Møt på [heliport] senest [tid], vi anbefaler deg som førstegangsreisende å komme i god tid før dette. Ha gyldig ID lett tilgjengelig, ikke pakket i bagasjen.

Bagasje: Maks [vekt] per kolli. Powerbanks kan ikke tas med offshore. Verktøy og arbeidsutstyr sendes som frakt, ikke i bagasjen.

I helikopteret: Ingen håndbagasje, kun avis/bok i innerlommen på survival suiten du får utdelt. All elektronikk skal være helt avslått (ikke flymodus). Mobilen oppbevares i suitens innerlomme.

Medisiner: Reseptbelagte medisiner i originalemballasje merket med navn. Annet i ubrutt forpakning. Alt registreres i medisinkonvolutt på heliporten og klareres med sykepleier om bord. Ta med nok til noen dagers forsinket hjemreise.

Om bord: Du får sikkerhetsintroduksjon ved ankomst og tildelt lugar og mønstringsplass. [Fadder/kontaktperson] tar imot deg og viser deg rundt.

Spørsmål? Ring meg på [telefon], det finnes ingen dumme spørsmål før første tur.

---

Vedlegg D: Mal for endringsvarsel

Endring i ditt oppdrag, [installasjon]

Hei [navn],

Hva er endret: Utreise er flyttet fra [dato/tid] til [dato/tid]. Hjemreise er nå planlagt [dato / estimert varighet].

Hvorfor: [Én setning, f.eks. "Operatøren har utsatt oppstart av kampanjen med én uke."]

Hva betyr det for deg: [Konsekvenser for reise, kompensasjon, neste friperiode.]

Hva du må gjøre: Bekreft at du har mottatt denne endringen og at ny dato fungerer, innen [frist]. Oppdatert mobiliseringsbrev er vedlagt og erstatter tidligere versjon.

Ta kontakt på [telefon] om noe er uklart.

---

Vedlegg E: Selvtest, hvor robust er koordineringen deres?

Tolv ja/nei-spørsmål. Hvert av dem er et krav fra guiden, og hvert av dem handler om evne, ikke innsats. Svar ærlig, og svar for en vanlig tirsdag, ikke for beste dag med alle på jobb.

1. Kan vakthavende fremskaffe korrekt POB og pårørendeliste for en gitt installasjon på under fem minutter, en søndag kveld?
2. Kan dere dokumentere hvilke sertifikater og hvilken helseattest en ansatt hadde gyldige på en gitt dato i fjor, ikke bare i dag?
3. Blir både den ansatte og koordinatoren varslet i god tid før et sertifikat eller en helseattest utløper, tidsnok til å legge fornyelsen inn i en arbeidsperiode?
4. Vet dere akkurat nå hvor stor andel av personellpoolen som er "grønn" og kan reise ut i morgen?
5. Kan dere produsere et komplett, korrekt mobiliseringsbrev innen én time etter kundebekreftelse, fra maler og forhåndsregistrerte data?
6. Vet dere til enhver tid hvem som har bekreftet mobiliseringsbrevet sitt og hvem som ikke har svart, uten at noen må lete etter det?
7. Finnes rotasjonsplan, sertifikatstatus og mobiliseringsdetaljer på ett sted som både koordinator og ansatt ser, med samme innhold?
8. Kan en kompetent kollega overta hele koordinatorporteføljen i morgen tidlig uten å ringe koordinatoren?
9. Melder de ansatte selv sin tilgjengelighet, eller starter hvert kortvarseloppdrag med en ringerunde?
10. Finner enhver skriftlig avtale om forlengelse, endring eller kompensasjon alltid veien til lønnsgrunnlaget, uten at det avhenger av at én person husker det?
11. Kan dere fremlegge faktisk arbeidstid og oppholdsperioder per person, med historikk, innen én dag hvis et tilsyn eller en kunderevisjon ber om det?
12. Ser dere skjevfordeling av kortvarselturer og forlengelser per person før den blir til slitasje og oppsigelser?

10 til 12 ja: Koordineringen er robust. Bruk guiden til å finjustere.

6 til 9 ja: Kjernen fungerer, men hullene er reelle. Merk dere hvilke spørsmål som fikk nei: hvert av dem tilsvarer et kapittel i guiden, og hvert av dem er en hendelse som venter på å skje.

Under 6 ja: Da er det verdt å være ærlig om hva som faktisk holder driften oppe i dag. Det er sannsynligvis ikke prosessene, men årvåkenheten og hukommelsen til noen få enkeltpersoner. Det fungerer helt til de er syke, på ferie eller i oppsigelsestid. Spørsmålene over er verktøynøytrale, men de beskriver evner ingen opparbeider seg med innsats alene. De må bygges inn i måten arbeidet er organisert på, slik at et ja er et ja uansett hvem som er på jobb.